Confidentialité
PRÉAMBULE
La présente " Politique de protection des renseignements personnels " (ci-après "la Politique") est adoptée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après la " Loi sur le privé ").
Le CPE Les Petits Explorateurs (ci-après "CPE") est une personne morale à but non lucratif qui traite des données personnelles dans le cadre de ses activités. Il est donc assujetti à la loi sur le privé.
Dans le cadre de ses activités, le CPE doit recueillir, utiliser et conserver des renseignements personnels conformément en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l'enfance, du Règlement sur les services de garde éducatifs à l'enfance, du Règlement sur la contribution réduite et aux directives et instructions du ministère de la Famille (ci-après "le MF ").
La présente Politique s'applique au CPE, y compris aux membres de son personnel, aux membres du conseil d'administration, aux stagiaires et aux bénévoles, aux parents utilisateurs et aux enfants, ainsi qu'à toute personne qui fournit des services au nom du CPE.
La Politique, fait référence à nos pratiques concernant la collecte, l'utilisation, la conservation et le traitement de vos renseignements personnels lorsque vous utilisez nos sites, produits et services, et ce peu importe leur forme. La Politique définit également vos droits concernant la possession de vos informations.
DÉFINITIONS
Les "renseignements personnelles" sont définies comme toute information relative à une personne physique qui permet, directement ou indirectement, d'identifier cette personne. Elle s'applique à toutes les renseignements personnels collectées, utilisées et conservées par le CPE.
La Politique s’applique également à l’égard du site internet du CPE. Le site web désigne exploité par CPE Les Petits Explorateurs et tous ses sous-domaines et son contenu.
Consentement au Site internet du CPE : Si vous utilisez notre site internet ou nos services ou si vous soumettez vos renseignements personnels au CPE, vous serez réputé avoir donné votre consentement aux fins énoncées ci-après, pour lesquelles le CPE recueille et utilise vos renseignements personnels.
Le terme "services" désigne les services de garde quotidiens que nous offrons à vos enfants.
Si vous n'êtes pas d'accord avec une quelconque partie de la présente politique, veuillez ne pas utiliser ou accéder à nos sites, produits et services.
Cette politique couvre les renseignements personnels contenues dans tous les types de documents physiques ou numériques, au sens le plus large, qu'ils soient écrits, graphiques, sonores, visuels, informatisés, etc.
Les annexes à la fin font partie intégrante de la Politique.
1. OBJECTIFS
Cette Politique décrit les normes de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels afin d'en assurer la protection de ces renseignements. Elle explique également les rôles et les responsabilités des membres du personnel du CPE tout au long du cycle de vie de ces informations, ainsi qu'une procédure de traitement des plaintes concernant la protection des informations personnelles.
2. LES INFORMATIONS PERSONNELLES
Dans le cadre de ses activités, CPE Les Petits Explorateurs peut collecter et traiter différents types d'informations personnelles, y compris, mais sans s'y limiter :
- Des informations relatives à l'identité, telles que le nom ou le prénom, l'âge, la date de naissance ;
- Les coordonnées, l'adresse, l'adresse électronique et le numéro de téléphone ;
- Les informations requises lors de l'inscription d'un enfant au CPE, notamment la fiche d'inscription, l'entente de service, le numéro d'assurance sociale, les informations relatives au compte bancaire pour les débits préautorisés, etc. ;
- Les informations nécessaires à la constitution du dossier des parents qui font une demande d’admissibilité à la contribution réduite, tels que la demande de contribution réduite, le certificat du parent, les documents établissant la citoyenneté canadienne et le certificat ou l'acte de naissance de l'enfant, les correspondances avec le parent, etc. ;
- Les informations requises durant la fréquentation d’un enfant, notamment les fiches d’assiduité, les rapports d’incident, les documents en lien avec l’administration de médicaments, les directives d’un parents en lien avec les restrictions alimentaires de son enfant, le cas échéant, etc;
- Les informations nécessaires à la constitution du dossier éducatif de l'enfant, notamment les rapports d'évolution, les rapports professionnels relatifs aux enfants à besoins spécifiques, etc. et notamment le portrait périodique ;
- Les informations relatives aux membres du personnel du CPE, aux stagiaires ou aux volontaires, y compris les dossiers du personnels, les certificats de formation, les documents relatifs à la vérification des empêchements, etc. ;
- Toute autre renseignement personnel nécessaire à ses activités.
3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CPE Les Petits Explorateurs collecte des renseignements personnels concernant les parents utilisateurs, les enfants fréquentant le CPE, les bénévoles, les étudiants et son personnel ; en général, les renseignements personnels proviennent directement de la personne concernée ET avec son consentement, à sa connaissance préalable, à moins qu'une exception ne soit prévue par la loi.
Le consentement peut être implicite dans certaines situations, par exemple lorsqu'une personne décide de fournir volontairement ses informations personnelles dans le cadre d'activités du CPE, comme lors de l'inscription d'un enfant ou d’une embauche.
Dans tous les cas, le CPE ne recueillera des informations personnelles que s'il a une raison valable de le faire. En outre, la collecte d'informations personnelles sera limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles sont collectées.
Sauf exception prévue par la loi, le CPE demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des informations personnelles la concernant auprès d'un tier
4. UTILISATION
Le CPE Les Petits Explorateurs s’engage à n'utiliser les renseignements personnels en sa possession qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles il est autorisé par la loi à les utiliser. Le CPE peut toutefois collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée, lorsque la loi le permet ou l'exige.
Dans certaines circonstances, le CPE peut collecter, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu ou sans le consentement de la personne concernée. Ces circonstances peuvent survenir lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou improbable d'obtenir le consentement, lorsque cette utilisation est clairement dans l'intérêt de la personne concernée, lorsqu'il est nécessaire de prévenir ou de détecter une fraude, ou pour toute autre raison sérieuse.
CPE Les Petits Explorateurs limite l'accès des membres du personnel et du conseil d'administration aux seuls renseignements personnels et connaissances de nature personnelle qui sont nécessaires à l'exercice de leur fonction.
5. COMMUNICATION
En principe, le CPE ne peut pas communiquer les renseignements personnels qu'il détient sur une personne sans le consentement de celle-ci.
Toutefois, le CPE peut divulguer des renseignements personnels à un tiers sans le consentement de la personne concernée lorsque la divulgation est due à une exigence réglementaire, légale ou de sécurité / d'urgence ou lorsque la loi sur le privé ou toute autre loi l'autorise.
6. CONSERVATION
Dans le cadre de ses activités, le CPE doit conserver de nombreux documents contenant des renseignements personnels. Certains documents doivent être conservés pendant une période prescrite par la Loi sur les services de garde éducatifs à l'enfance, le Règlement sur les services de garde éducatifs à l'enfance, le Règlement sur la contribution réduite, ainsi que par les directives et instructions du MF.
Le document intitulé "Calendrier de conservation" doit être utilisé comme un outil de référence indiquant la durée pendant laquelle certains documents doivent être conservés en tant que propriété du CPE. Veuillez noter que ce document est susceptible d'être modifié. Il est de la responsabilité du directeur général du CPE de s'assurer de sa pertinence et de son exactitude.
Qualité des renseignements personnels
Le CPE veille à la qualité des informations personnelles qu'il détient. En ce sens, les renseignements personnels conservés sont à jour, exactes et complètes pour servir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées ou utilisées.
Les renseignements personnels n'ont pas besoin d'être mises à jour, sauf si cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées. Toutefois, si les informations doivent être utilisées pour prendre une décision, elles doivent être à jour au moment où la décision est prise.
Documents physiques et numériques
En fonction de la nature des renseignements personnels, les données peuvent être sauvegardées en plusieurs endroits et sous différents formats. Par exemple, les données peuvent être conservées dans les bureaux du CPE, dans divers systèmes informatiques du CPE ou dans des installations de conservations ou archives du CPE ou de ses prestataires de services. Les prestataires de services peuvent être, entre autres, des auditeurs, des comptables indépendants, des sociétés de paie, des sociétés de retraite et d'assurance, des sociétés de premiers secours, etc.
Mesures de sécurité
La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour le CPE Les Petits Explorateurs. Le CPE met en œuvre des mesures de sécurité pour garantir que les renseignements personnels restent strictement confidentiels et sont protégés contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.
Ces mesures de sécurité peuvent comprendre des mesures organisationnelles telles que la limitation de l'accès au strict nécessaire, (la sauvegarde et l'archivage des données à l'aide d'un système externe, etc.), la conservation des documents écrits sous clé et des mesures technologiques telles que l'utilisation de mots de passe et le cryptage (par exemple, le changement fréquent des mots de passe et l'utilisation de pare-feu).
Numérisation de documents
Si le CPE choisit de détruire les documents originaux après leur numérisation, il doit respecter les conditions suivantes:
- Les informations contenues dans les documents numérisés n'ont pas été modifiées et ont été conservées dans leur intégralité ;
- Le processus de numérisation et le support pour conserver les documents numérisés doivent garantir la stabilité et la longévité des
Le CPE choisit un support ou une technologie de ses documents qui lui permet de respecter ces conditions. Le CPE enregistre la numérisation dans le registre de numérisation figurant à l'ANNEXE 1.
7. DESTRUCTION
Les documents originaux contenant des informations personnelles ou confidentielles sont détruits de façon sécuritaire.
Le CPE utilise des techniques de destruction définitive des documents adaptées au niveau de confidentialité du document à détruire, par exemple le déchiquetage. Il se réfère à l'ANNEXE 2 pour NOTRE PROTOCOLE DE DESTRUCTION. Lors de la destruction de documents contenant des informations personnelles, le CPE remplit le Registre de destruction fourni en ANNEXE 3.
8. ÉVALUATION DE L'IMPACT SUR LA VIE PRIVÉE
CPE Les Petits Explorateurs doit réaliser une évaluation des incidences sur la vie privée (ÉFVP) pour tous les projets d'acquisition, de développement et de refonte de systèmes d'information ou de fourniture de services électroniques impliquant des renseignements personnels.
L'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur diffusion et à leur support.
Le CPE peut utiliser le guide élaboré par la Commission d'accès à l'information "Guide d'accompagnement - Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée" pour réaliser l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, si nécessaire.
9. DEMANDE D'ACCÈS OU DE CORRECTION
Toute personne peut demander l'accès ou la correction de ses propres renseignements personnelles détenues par le CPE.
La personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE (soit le directeur général, soit une autre personne choisie par le directeur général).
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes peuvent demander l'accès à leurs renseignements personnels détenues par le CPE et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplètes ou ambiguës.
La Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivant leur réception.
10. INCIDENTS LIÉS À LA CONFIDENTIALITÉ
Incidents de confidentialité
Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.
Le CPE, s’il a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.
En cas d’incident de confidentialité, le CPE procède à l’évaluation du préjudice. Cette évaluation tient compte notamment des éléments suivants : la sensibilité des renseignements personnels concernés ; les utilisations malveillantes possibles des renseignements et les conséquences appréhendées de l’utilisation des renseignements et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.
Lorsque l'incident présente un risque de préjudice sérieux pour les personnes dont les informations sont concernées, la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE notifie par écrit :
- La Commission d'accès à l'information via le formulaire de notification prescrit ;
- la ou les personne(s) concernée(s). L'avis doit fournir des informations adéquates sur la portée et les conséquences de l'incident. Cet avis doit contenir :
- Une description des informations personnelles concernées par l'incident. Si ces informations ne sont pas disponibles, l'organisation doit indiquer la raison pour laquelle cette description ne peut être fournie.
- Brève description des circonstances entourant l'incident ;
- La date ou la période à laquelle l'incident a eu lieu, ou une approximation de cette période si elle n'est pas connue ;
- Une brève description des mesures prises ou envisagées pour réduire le risque de dommages résultant de l'incident ;
- Mesures proposées à la personne concernée pour réduire le risque de préjudice ou l'atténuer ;
- Les coordonnées d'une personne ou d'un service que la personne concernée peut contacter pour obtenir de plus amples informations sur l'incident.
Registre des incidents de confidentialité
Le CPE tient un registre des incidents de confidentialité, tel que décrit à l'ANNEXE 4.
Le registre enregistre tous les incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel :
- Ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux et ;
- Ceux présentant un risque de préjudice sérieux.
Les renseignements contenues dans le registre des incidents de confidentialité sont tenus à jour et conservées pendant une période minimale de cinq (5) ans après la date ou la période au cours de laquelle le CPE a eu connaissance de l'incident.
11. PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS.
Toute personne concernée par l'application de la présente Politique peut porter une plainte concernant l'application de la présente Politique ou, plus généralement, concernant la protection de ses renseignements personnel par le CPE.
La procédure de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est décrite à l'annexe 5.
12. COORDONNÉES DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
Le responsable de la protection de la vie privée du CPE Les Petits Explorateurs, qui occupe le poste officiel de la Directrice Générale Alia Jaafar, peut être contacté par téléphone au_514-848-8448 ou par courrier électronique à l'adresse alia.jaafar@cpelespetitsexplorateurs.com. La Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE peut être contacté pour toute question relative à l'application de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.
13. DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
La Politique entre en vigueur le 22 septembre 2023.
La Politique a été approuvée par la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE Les Petits Explorateurs.
S'il modifie la présente Politique, le CPE rend disposition la Politique tel que modifiée.
